Organiseer een geslaagd event
Budget, locatie, communicatie en administratie zijn dé sleutelwoorden om met succes een evenement of project te lanceren.
Begin alvast met de VUB op de hoogte te brengen van je plannen via onderstaand formulier. Zo weet je zeker dat je de toestemming hebt om iets te organiseren op de door jou gekozen datum en plaats, en krijg je snel ondersteuning bij de praktische uitwerking.
Benieuwd naar alle evenementen?
Je vindt ze in de kalender van WeAreVUB. Laat je eigen event in de kalender verschijnen
Uitlenen
Als student aan de VUB kan je voor je evenementen of activiteiten materiaal uitlenen of een voertuig huren.
Voertuig huren
Als studentenvereniging aan de VUB kan je bij het VUB-wagenpark een voertuig huren. Je hebt een intern PKC-rekeningnummer nodig. Bij het BSG kan je vragen om het voertuig via hun rekeningnummer te reserveren.
Multimedia en logistiek
Bij Infradesk kan je verschillende materialen uitlenen en diensten aanvragen.
- Multimedia: uitleen en diensten
- Logistiek: materiaal en diensten
- Signalisatie
VGC uitleenloket
De Vlaamse GemeenschapsCommissie biedt heel wat materiaal voor studenten(verenigingen) ter ondersteuning van hun initiatieven: audiovisuele apparatuur, tafels en stoelen en sport- en spel materiaal.
Auteursrechten
Als je een activiteit organiseert waarbij muziek gespeeld wordt, is de kans groot dat je auteursrechten moet betalen. Idem wanneer je voor je affiche een ‘beschermde’ afbeelding gebruikt, of een recente theatertekst. We leggen je hierbij uit wie wat moet betalen.
Het is de organisator die verantwoordelijk is voor het handelen conform de wetgeving inzake auteursrechten. Omwille van het grote aantal activiteiten zijn er echter jaarcontracten afgesloten met SABAM en de Billijke Vergoeding. Deze gelden onder bepaalde voorwaarden in de
- BSG feestzaal
- Loungebar 1050
- Basic Fit Lounge 1090 (enkel indien je kan leven met de achtergrondmuziek van Basic Fit)
- Opinio
- Complex
Het blijft echter steeds de verantwoordelijkheid van de organisator zich bij de uitbaters goed te informeren waarvoor het jaarcontract precies van toepassing is.
Voor de overige feestruimtes, de tent, Tempus, BOJ-zaal… dien je zelf tijdig het initiatief te nemen om in regel te zijn.
Sabam Billijke Vergoeding SEMU
Meer info over auteursrechten vind je op de website van Mediawijs of de Overheid.