Immigratie en visa

Als je onderdaan bent van een lidstaat van de Europese Unie of van Noorwegen, IJsland, Liechtenstein of Zwitserland (EER+ onderdanen) kun je gewoon naar België reizen met een geldig internationaal paspoort of een identiteitskaart. Je hoeft geen visum aan te vragen.

Bij aankomst moet je je laten registreren op het gemeentehuis van de gemeente waar je gaat wonen.

Je moet een visum aanvragen bij de Belgische diplomatieke missie of ambassade in het land waarvan je de nationaliteit bezit of in het land waar je nu woont. In de meeste gevallen gebeuren de eerste contacten, vragen en het indienen van documenten online.

De data op het visumstempel zijn de data waartussen je in België mag aankomen.

De toepasselijke visumregeling hangt af van de duur van je verblijf.

Kort verblijf (maximum 90 dagen)

Als je van plan bent 90 dagen of minder te blijven, wordt je verblijf omschreven als een kort verblijf. 

Lang verblijf (meer dan 90 dagen)

Nadat je de officiële bevestiging van je tewerkstelling of toelating tot je studie aan de VUB hebt ontvangen, en de formele documenten die nodig zijn voor je visum, kun je de aanvraagprocedure beginnen. De te nemen stappen hangen af van het soort contract dat je zult hebben.

Maak een HR-case aan in ServiceNow of mail ons jouw vraag via mens_en_organisatie@vub.be. 

Internationale doctoraatsstudenten die verplicht aan onze universiteit zijn ingeschreven, moeten als student een visum type D aanvragen. Doctoraatsstudenten die door de VUB gefinancierd worden, moeten via de studentenadministratie als student ingeschreven worden.

De precieze procedures kunnen van ambassade tot ambassade verschillen, maar je hebt de volgende documenten nodig:

• Aanvraagformulier (uitgegeven door de Belgische federale overheid);
• Kopie van een geldig internationaal paspoort. Belangrijk: je paspoort moet nog minstens 6 maanden geldig zijn na je aankomst in België;
• Bewijs van toelating of voorwaardelijke aanvaardingsbrief (uitgegeven door de studentenadministratie van de VUB). Toelating wordt verleend na goedkeuring door de faculteit. Deze procedure wordt ingeleid door de supervisor binnen de faculteit. Je zult ook je studentenvoorinschrijving moeten starten en alle nodige documenten moeten indienen;
• PhD-beurscontract (dat dient als bewijs van financiële middelen voor levensonderhoud). Dit contract wordt afgegeven door de personeelsdienst van de VUB (M&O);
• Medisch attest. Als je al in België of een ander EU-land verblijft, ben je misschien vrijgesteld;
• Getuigschrift waaruit blijkt dat je geen strafblad hebt (afgegeven door de bevoegde autoriteiten in het land van herkomst of het huidige land van verblijf);
• Ontheffing van administratieve kosten (afgegeven door het team van Mens&Organisatie);
• Toezegging betreffende dekking door ziektekostenverzekering (afgegeven door het team van Mens&Organisatie).

Zelfgefinancierde doctoraatsstudenten volgen een andere procedure. Voor meer informatie kun je contact opnemen met international.relations@vub.be.

Onderzoekers met een arbeidscontract of een postdoctoraal beurscontract met onze universiteit en voor wie we een gastovereenkomst hebben opgesteld, moeten een Single Permit (= gecombineerde werk- en verblijfsvergunning) hebben.

De VUB zal de aanvraag voor een Single Permit indienen via de portaalsite van de overheid.

Vereiste documenten:

Door de Vrije Universiteit Brussel verstrekte documenten:

• Arbeidsovereenkomst of postdoc beurzencontract (dient ook als bewijs van financiële middelen van bestaan);
• Gastovereenkomst;
• Vrijstelling van administratieve kosten;
• Verbintenis betreffende dekking ziektekostenverzekering.

Door de aanvrager in te vullen / te verstrekken documenten:

• Aanvraagformulier (officieel formulier uitgegeven door de Belgische federale regering) of: online aanvraag (indien van toepassing uit je land);
• Kopie van een geldig (ten minste tot 6 maanden na aankomst in België) internationaal paspoort;
• Master diploma of PhD-certificaat (afhankelijk van het aanwervingsniveau);
• Medisch attest;
• Getuigschrift waaruit blijkt dat je geen strafblad hebt (afgegeven door de bevoegde autoriteiten in het land van herkomst of het huidige land van verblijf).

Andere personeelscategorieën zoals:

• Hoogleraren (ZAP);
• Onderzoeks- en onderwijsassistenten (AAP);
• Administratief en technisch personeel (ATP);
• Gasthoogleraar;
• Gedetacheerd personeel (loonlijst werkgever in land van herkomst);