Hoe doe ik een aanvraag?
Buitenactiviteiten worden beheerd door AV Services. Zij zorgen voor het agendabeheer van buitenevenementen op de VUB-campus en helpen je graag verder.
Een aanvraag voor een buitenactiviteit doe je via Infradesk. Daarna coördineert en ondersteunt AV Services je activiteit verder.
Geef duidelijk aan:
- wat voor evenement je wil organiseren
- waar en wanneer je dat wil doen
-
voor welke doelgroep en capaciteit
Opgelet: alle aanvragen moeten minstens 14 dagen voor aanvang van het evenement gebeuren.
Basisregels
Hou bij elke activiteit alvast de volgende basisregels in het achterhoofd:
- Zorg dat je activiteit de onderwijsactiviteiten op de campus niet verstoort.
- Hou rekening met de geldende veiligheidsvoorschriften.
-
Voorzie voldoende tijd om achteraf de locatie weer op te ruimen en hou onze campus netjes.
Coördinatie en ondersteuning
Na je aanvraag coördineert en ondersteunt een eventcoördinator van AV Services je buitenactiviteit verder.
Onze eventcoördinator helpt je de juiste audiovisuele en logistieke middelen of diensten te kiezen en wijst je vragen toe aan de verschillende diensten binnen Facility Services en bij uitbreiding Infrastructuur. Indien gewenst kan de eventcoördinator je ook verder adviseren tijdens een persoonlijk gesprek.