Digitale examens

Online mondeling examen

Online mondelinge examens verlopen meestal via Microsoft Teams. Concrete instructies over je mondelinge examens en of/hoe je daarvoor moet inschrijven, krijg je van je docent(en) via Canvas. Hou dus zeker de aankondigingen van je cursussen in de gaten.

Microsoft Teams

Installeer Teams vooraf met behulp van dit stappenplan (gratis tool voor VUB-studenten).

Enkele aandachtspunten:

• Voeg je docent toe als contactpersoon, zo kan je aan zijn status zien of hij beschikbaar is, of nog in gesprek is met de student vóór jou (meer info).
• In de meeste gevallen zal je vooraf een uitnodiging krijgen voor het mondeling examen. Via je Outlook agenda of de kalender in Teams kan je op de dag van het examen rechtstreeks deelnemen door te klikken op ‘Join Microsoft Teams meeting’ op het event in je kalender.
• De manier waarop het examen georganiseerd wordt kan sterk verschillen van docent tot docent. Je zal hierover vooraf de nodige instructies krijgen van je docent. Hou hiervoor Canvas goed in de gaten.
• MS Teams testen? Bekijk de tips in dit filmpje!

Online schriftelijk examen

Schriftelijk examens online zal afleggen? Ontdek hier meer over hoe deze verlopen, hoe je deelneemt en of/hoe je hiervoor moet inschrijven.

Respondus LockDown Browser

 

Beveiligde online examens verlopen van thuis uit via je eigen computer. Om onregelmatigheden te vermijden, wordt zo'n online examen via de 'Respondus LockDown Browser' gemaakt. Hiermee worden andere programma's of webpagina's tijdens het examen tijdelijk geblokkeerd. Eventueel kan je docent er ook voor kiezen een tweede beveiligingslaag te activeren, in dat geval word je tijdens het maken van het examen gefilmd (beeld en geluid) via je webcam.

Installeer Respondus vóór de examenperiode en probeer het vooraf al eens uit, zo kom je niet voor verrassingen te staan tijdens je examen. Belangrijk: Staat LockDown Browser nog op je computer van de vorige zittijd, maak dan zeker vooraf een update. Klik hiervoor rechts bovenaan in de taakbalk op het “informatie” icoontje en klik “check for newer version".

Opgelet, LockDown Browser werkt niet als je een Virtual Machine hebt geïnstalleerd. Een Virtual Machine zoals Bluestacks zorgt ervoor dat je mobiele apps (bvb. Whatsapp) of andere besturingssystemen kan gebruiken op je computer. Deze zal je moeten verwijderen om LockDown Browser te kunnen gebruiken. Neem contact op met helpdesk@vub.be als je hierbij hulp nodig hebt. 

Krijg je de melding dat 'de app die je probeert te installeren, niet door Microsoft geverifieerd' is? Check dan hier wat je kan doen.

• Hier vind je een uitgebreide handleiding voor het gebruik van Respondus en de opstartprocedure.
• Vragen? Bekijk dan zeker deze FAQ over Respondus LockDown Browser.

Tips & Tricks

Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent voor je online examen, door deze aandachtspunten te overlopen:

• Het is echt noodzakelijk dat je de gebruikte tools vooraf installeert en test! Neem deel aan de testmomenten en/of proefexamens die vanuit de opleiding worden georganiseerd, of zet zelf testmomenten op met medestudenten. Zo kom je op de dag van het examen niet voor verrassingen te staan, die stress kan je missen als kiespijn op dat moment!
• Contacteer bij technische problemen tijdig de ICT Helpdesk.
• Zonder je voor het examen af op een rustige plaats waar je niet gestoord wordt. Breng je huisgenoten op de hoogte wanneer je examen plaatsvindt en vraag hen indien mogelijk zo weinig mogelijk internet te gebruiken.
• Ga vooraf zeker nog eens naar het toilet.
• Leg al je toegelaten materiaal klaar (boeken, notities, potlood of pen, kladpapier, …). Zorg ook eventueel voor zakdoekjes en een glas water, maar probeer voor de rest een zo leeg mogelijke werkruimte te creëren.
• Ga ruim op tijd klaar zitten voor je computer en wacht tot de docent je uitnodigt/opbelt voor je examen. Hou er ook rekening mee dat de examens voor jou kunnen uitlopen, reken wat buffertijd in je planning.
• Staat je computer al enkele uren aan? Herstart je computer dan bijvoorbeeld 30 à 15 minuten voor aanvang van het examen.
• Zorg dat je goed zichtbaar bent op de webcam. Ga bijvoorbeeld niet vlak voor een raam zitten want dat zorgt voor schaduw op je gezicht.

Technisch probleem

Tijdens een online examen kunnen er technische problemen opduiken. Je laptop blijft haperen of je internetverbinding hapert. Wat doe je dan?

Onderbreking door technisch probleem bij de student

Wanneer je technische problemen ondervindt tijdens je examen, dan meld je dit onmiddellijk aan je docent via het kanaal dat hiervoor vooraf werd doorgegeven door je docent (telefoon, mail of chat). 

• Bij technische problemen bij een online examen contacteer je onmiddellijk je docent. Als je langer dan 15 minuten wacht om het probleem te melden, dan heb je het examen afgebroken. Het is dus heel belangrijk om zo snel mogelijk je docent op de hoogte te brengen. Dit kan via telefoon of in de chat indien beschikbaar. Tenzij je docent je andere instructies stuurde via Canvas.
• Bij technische problemen met een pc of internet kan de docent beslissen om het examen verder te zetten via een ander kanaal (bv. telefoon). 
• Bij technische problemen bij een schriftelijk (online) examen kan de docent beslissen om het examen mondeling verder te zetten. 
  
   

Onderbreking door toiletpauze student

Studenten die tijdens een examen omwille van medische redenen van een toiletpauze gebruik moeten kunnen maken, bezorgen hiervoor een medisch attest en het overzicht van de vakken waarvoor ze dit willen aanvragen.

Meer info over Reflex-statuut

Onderbreking door de docent

De docent meldt zo snel mogelijk dat er een technisch probleem is en wat de volgende stappen zijn voor de studenten. Indien de docent de student(en) niet kan bereiken, verwittigt de docent de decaan van zijn/haar faculteit. Indien je van je docent geen bericht krijgt over technische problemen langs zijn/haar kant, verwittig dan zo vlug mogelijk de decaan. Die zal in overleg en met instemming van de student/docent een nieuwe examenregeling opmaken.

Recht op een inhaalexamen als het examen door technische problemen wordt verhinderd of afgebroken?

Nee, er is geen automatisch recht op een aanvullend inhaalexamen bij technische problemen. Wel kan in geval van overmacht een verzoek tot een inhaalexamen worden ingediend. Indien het organisatorisch mogelijk is is het aan de docent om te beslissen om dit te organiseren.

Computer en internetverbinding

Je toegang tot het internet speelt een belangrijke rol als je thuis moet studeren of examens afleggen. Studenten die hier vragen of problemen mee ondervinden, proberen we zo goed mogelijk te helpen. Check hier de antwoorden op jullie meest voorkomende internetvragen en ontdek tips om jouw internetverbinding te optimaliseren.

Heb je thuis een slechte of geen internetverbinding?

• Vraag een examenplek aan
  
   

Tips voor een optimale internetconnectie

• Zorg dat huisgenoten het internet zo weinig mogelijk belasten (niet streamen/downloaden), om internetproblemen te vermijden tijdens je examen.
• Gebruik indien mogelijk een rechtstreekse kabelverbinding in plaats van een wifi-signaal, of ga zo dicht mogelijk bij je wifi-box zitten.
  
   

Software betalend of niet beschikbaar buiten België?

Wanneer dat het geval is neem je best contact op met de ICT Helpdesk. Ook de International Office kan je verder op weg helpen met je specifieke vraag. Het installeren van een Virtual Private Netwerk (VPN) kan in sommige gevallen een manier zijn om geblokkeerde sites of applicaties te omzeilen. 

Online examen zonder degelijke laptop of internetverbinding

Indien je niet over de nodige ICT-infrastructuur beschikt (laptop met webcam en microfoon,..) neem dan tijdig contact op met de dienst Studentenstatuut & Studiefinanciering. Zij proberen samen met jou een oplossing te vinden. Je kan een renteloze lening aangaan om een nieuwe laptop te kopen.

Laptop en internet

Minimale computervereisten

Voor alle examens op afstand (mondeling en schriftelijk) moet je beschikken over een webcam. Die kan ingebouwd zitten in het toestel dat je gebruikt of je kan een externe webcam gebruiken. We raden je ook aan om ervoor te zorgen dat je besturingssysteem steeds up-to-date is. Dat is belangrijk voor de werking van de software én voor de beveiliging van je laptop of pc. Zorg ook dat je webbrowser up-to-date is. Studenten die een schriftelijk examen moeten afleggen met Respondus LockDown Browser krijgen hierover de nodige informatie van hun docenten.

Examenplek nodig?

Vraag tijdig een plek aan!

Studenten die door omstandigheden niet in de mogelijkheid zijn om op een rustige manier thuis examen af te leggen, kunnen terecht bij Studiebegeleiding. 



Vraag een examenplek aan

Plaatsen zijn beperkt en worden voorbehouden voor studenten met de grootste nood:

• Studenten met een Reflexstatuut.
• Studenten die omwille van privacy-issues liever geen examen afleggen met webcamtoezicht.
• Studenten die omwille van internet- of computerproblemen het examen niet thuis of op hun eigen laptop kunnen afleggen. 
• Studenten die thuis niet beschikken over een rustige plek waar ze examen kunnen afleggen.
• Studenten die omwille van socio-emotionele, familiale, psychiatrische of medische omstandigheden nood hebben aan een examenplek op de campus.
• Studenten die op eenzelfde dag zowel een examen hebben op campus als online en tussen beide examens niet genoeg tijd hebben om zich te verplaatsen.

Je legt het examen af op je eigen laptop, onder toezicht van een surveillant.

Privacy en online examens

Disclaimer*

Als we verwijzen naar “opname” wordt er steeds verwezen naar audio- en/of video-opname. Opnames mogen maar gebruikt worden voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt en door de personen waarvoor ze nodig zijn (bv. Enkel de docenten van het vak). Als je vaststelt dat de opnames niet correct worden gebruikt, dan meld je dit via de decaan van de faculteit of via dpo@vub.be In het kader van de uitvoering van het contract tussen de VUB en jij als student zal je je voor elk examen moeten identificeren, ongeacht of dit op campus is of online.

In het kader van de uitvoering van het contract tussen de VUB en jij als student zal er voor elk examen toezicht mogelijk zijn, ofwel live op campus, ofwel live online ofwel via een automatisch monitoring systeem met menselijk nazicht. *Deze informatie is onder voorbehoud van wijzigingen.

Een opname maken van een mondeling examen

Als je zelf een mondeling examen wil opnemen dan moet je hiervoor de uitdrukkelijke toestemming vragen van de docent en alle andere personen die in beeld zullen komen of van wie geluid zal worden opgenomen (bv. Bij een groepspresentatie moeten ook al je medestudenten akkoord gaan). Je moet hen melden waarom je de opname wil maken, hoe lang de opname zal worden bijgehouden (bij voorkeur tot drie maanden na het einde van het academiejaar), wie er toegang zal hebben tot de opname. De docenten en de studenten moeten hier schriftelijk (via mail) de goedkeuring voor geven. Op het examen vraag je nogmaals de bevestiging van de goedkeuring.

Als je docent een mondeling examen wil opnemen dan moet zij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming vragen van jou. Deze toestemming geef je het best via mail zodat er een duidelijk bewijs is (vooral als je niet akkoord gaat). Het toestemmingsdocument vind je hier. De docent moet aangeven waarom ze de opname wil maken, wie ze zal bekijken en hoe lang de opname zal worden bewaard. De normale bewaartermijn voor dit type opnames is drie maanden na het einde van het academiejaar. Dit is ook de bewaartermijn voor examens. Deze termijn kan enkel worden aangepast als er een beroep loopt en de opname nodig is hiervoor of als de docent hiervoor de toestemming heeft gevraagd. We raden de docent aan om bij de start van het examen nog eens uitdrukkelijk je bevestiging te vragen.

Als je geen opname wil en je merkt dat de docent toch wil opnemen, geef dan duidelijk aan de docent dat je geen opname wil. Dit is je recht en heeft geen enkele implicatie voor jou als student of voor je examen. Als je oorspronkelijk “ja” hebt gezegd, maar je verandert toch nog van mening is dat geen probleem. Geef het duidelijk aan aan de docent.

De docent maakt een opname van een examen via Respondus Monitor (in Respondus Lockdown Browser)

Als je een schriftelijk examen hebt dat wordt georganiseerd met lockdown browser kan de docent ook kiezen om de Respondus monitor in te zetten om hem te helpen bij het toezicht. Bij grote groepen is het natuurlijk moeilijk voor een docent om live toezicht te houden online.

• Deze monitor-software gebruikt je webcam om een opname te maken van jou als student en maakt een opname van wat er op je scherm gebeurt en van het geluid rond jou. De software zal in de opnames aanduiden waar er een handeling is gebeurd die aandacht vereist. Bv. Als je plots uit beeld verdwijnt, als er wordt gesproken, etc.
• De opname op zich kan niet automatisch aanleiding geven tot een fraudedossier. De docent zal op basis van de opname bekijken of er ergens een vermoeden is van fraude. Indien de docent meent dat dit zo is, zal hij dit melden aan de decaan dit verder zal onderzoeken, o.a. met de mogelijkheid om de student te horen.
• De opname is enkel beschikbaar voor je docent(en) en eventueel de decaan van de faculteit. De opname zal maar beperkt worden bijgehouden, volgens de termijnen voor bewaren van kopijen, zoals bepaald in het OER. Tenzij er een vermoeden van fraude is, in dat geval zullen de beelden worden bewaard tot na de samenkomst van de examencommissie.
• Als je als student een gefundeerde reden hebt om je examen niet te laten registreren in je eigen thuisomgeving via Respondus Monitor dan kan je een examenplek op de campus aanvragen (campus Etterbeek, campus Jette of een externe locatie – afhankelijk waar er plaats is) met je laptop of een laptop/pc van de VUB. Je zal het examen via dezelfde modaliteiten afleggen als de andere studenten (dus ook online via de browser + monitor, op hetzelfde moment, maar in een privacy-neutrale omgeving. Aangezien dit op VUB-locaties zal doorgaan zal er ook live toezicht zijn.
• Als je na deze datum wil aangeven dat je een probleem hebt met de privacy dan kunnen we je organisatorisch geen plaats op de campus garanderen en moet je bezwaar indienen bij de Data Protection Officer (DPO) (dpo@vub.be). Als de DPO akkoord gaat met je motivering, dan zal je bij niet-deelname “gewettigd afwezig” zijn. Indien niet, dan zal je “ongewettigd afwezig” zijn.
  
   

De docent of aangestelde toezichter(s) wil de student tijden het examen live monitoren via de webcam

Als de docent een online schriftelijk examen of een online mondeling examen met schriftelijk voorbereiding organiseert dan kan de docent ervoor opteren om toezicht te houden (of te laten houden) via de webcam van de student. We verwachten van de docenten dat ze dit ruim op voorhand naar jullie communiceren.

• Als je als student problemen hebt met het gebruik van de camera in je thuis-situatie, dan geven we de mogelijkheid om een examenplek aan te vragen op de campus. 
• As je net voor het examen aangeeft dat je een privacyprobleem hebt, dan kan de docent hiervan enkel akte nemen en duidt aan dat je “afwezig” bent. Je moet officieel bezwaar indienen bij de DPO (dpo@vub.be) (en niet bij de docent). Indien dit bezwaar wordt aanvaard zal je gewettigd afwezig zijn. Indien dit bezwaar niet wordt aanvaard zal je ongewettigd afwezig zijn.
• Als je tijdens het examen aangeeft dat je een privacy-probleem hebt en het examen stopzet dan neemt de docent hiervan akte. De student moet officieel bezwaar indienen bij de DPO. De docent verbetert het examen voor zover het is gemaakt.
  
   

De docent of aangestelde toezichter(s) wil via de webcam de identiteit van de student verifiëren

Bij de start van het online examen kan de docent aan jou vragen om de webcam aan te zetten om live je identiteit te controleren. De docent kan je ook vragen om je studentenkaart te tonen voor de webcam. Je kan dit niet weigeren. Als je weigert, dan kan je niet beginnen aan het examen en krijgt je de status “ongewettigd afwezig” voor dit examen. Als je je studentenkaart niet bij je hebt, zal je je op een andere manier moeten identificeren (identiteitskaart, rijbewijs, …)

Gebruik van Respondus Lockdown Browser

Bij schriftelijke examens online kan je docent het examen zo organiseren dat dit enkel kan worden gemaakt via de Respondus LockDown Browser. De installatiefile is VUB-specifiek, en enkel de software gedownload via deze link zal werken voor VUB-examens. 

We raden je absoluut aan om de browser ruim op voorhand te testen en eventuele technische problemen zo snel mogelijk te melden. De VUB kan niet garanderen dat technische problemen die pas op het moment van het examen worden ontdekt, onmiddellijk zullen kunnen worden opgelost. Als je de file niet installeert, zal je niet kunnen deelnemen aan het examen. Dit staat gelijk aan niet-deelname aan het examen. Een eventueel inhaalexamen is geen recht, maar een gunst van de docent, conform het OER art. 111. De examenvorm kan daarbij verschillend zijn (bijvoorbeeld een mondeling examen i.p.v. een schriftelijk examen).