Tools voor kwaliteitszorg

Bij het ontwikkelen en bespreken van onderwijsgerelateerd beleid is het belangrijk een goed overzicht te hebben van relevante kwantitatieve parameters. De Factsheet is een instrument waarmee een beter beeld is te verkrijgen op een aantal belangrijke statistieken met betrekking tot de instroom, studentenpopulatie, studievoortgang en internationalisering. Deze statistieken dienen ter contextualisering bij discussies en planvorming rondom deze onderwerpen, en ter evaluatie van eerder uitgevoerde acties. Het is belangrijk deze gegevens altijd in de context van de specifieke opleiding te bezien; er worden daarom expliciet geen 'targets' of 'streefcijfers' gehanteerd.

Instroom

• Het absolute aantal generatie en niet-generatie studenten
• De relatieve verhouding tussen Belgische en buitenlandse studenten
• De genderdistributie (M/V)
• De gemiddelde leeftijd
  
   

Studentenpopulatie

• Het absolute aantal Belgische, EER en niet-EER studenten
• De relatieve verhouding tussen dagstudenten en werkstudenten
• De genderdistributie (M/V)
• De genoten vooropleiding van de Belgische studenten (ASO, BSO, KSO, TSO)
  
   

Studievoortgang

• Gemiddeld studierendement, uitgezet tegenover het facultair en universitair gemiddelde
• Drop-out, uitgezet tegenover het facultair en universitair gemiddelde
• Overzicht welk deel van de studenten na [x] jaar het diploma behaalt
• Gemiddelde doorlooptijd, uitgezet tegenover het facultair en universitair gemiddelde
  
   

Internationalisering

• Absolute aantal uitgaande studenten
• Het type studiecontract
• De bestemming van uitgaande studenten (over enkel de laatste twee jaar)
• Het gemiddelde extern aantal opgenomen en verworven ECTS

De kwaliteitszorgmedewerkers kunnen ondersteuning bieden bij de contextualisering van de cijfers. Op basis van de aangeboden factsheet kan in overleg met de kwaliteitszorgmedewerker tevens bekeken worden in welke mate met aanvullende statistieken dieper ingegaan kan worden op specifiekere vragen omtrent cijfermatige trends en ontwikkelingen binnen de opleiding.

Een coherent en weldoordacht curriculum is uiteraard meer dan de som der delen. Een zeer geschikt instrument om de onderlinge samenhang van de verschillende opleidingsonderdelen in kaart te brengen is de opleidingsmatrix.

Met behulp van een opleidingsmatrix kunnen de opleidingsonderdelen van de opleiding gekoppeld worden aan (onder meer) de leerresultaten, werk- en evaluatievormen. Vooral de reflectie die de opleidingsraad voert naar aanleiding van het overzicht dat de opleidingsmatrix biedt, is relevant voor de kwaliteitsontwikkeling van de opleiding. De matrix biedt een overzicht van de bestaande situatie en van de onderlinge samenhang, en vormt daarmee het startpunt voor verdere analyse, visieontwikkeling, afstemming en beleid.

Onderwijs en Studentenzaken stelt een template voor de opleidingsmatrix ter beschikking, die gemakkelijk aangepast kan worden aan de noden van de opleidingsraad. De basistemplate bestaat uit een Excel-document met verschillende tabbladen:

• Een koppeling tussen de opleidingsspecifieke leerresultaten en de domeinspecifieke leerresultaten;
• Een competentiematrix, waarin de opleidingsonderdelen gekoppeld worden aan de opleidingsspecifieke leerresultaten;
• Een koppeling tussen de opleidingsonderdelen en de werkvormen die in deze opleidingsonderdelen gehanteerd worden;
• Een koppeling tussen de opleidingsonderdelen en de manier waarop er voor deze opleidingsonderdelen geëvalueerd wordt. Hierbij wordt ook gedifferentieerd tussen formatieve en summatieve evaluatie.

Deze template kan, indien de opleidingsraad dit wenst, aangevuld worden met volgende tabbladen:

• Internationalisering, waarmee de activiteiten rond internationalisering van het curriculum in kaart gebracht kunnen worden;
• Werklast, om de werklast van studenten per week in kaart te brengen;
• Studiemateriaal.
  
   

Zeker als er over deze thema’s een signaal komt (bijvoorbeeld uit de studentenfeedback of de focusgesprekken met studenten), is het aan te raden ook deze tabbladen in te vullen.

Door het aanbrengen van zelfgekozen filters op de opleidingsonderdelen (bv. semester, jaar van het modeltraject, verplicht of keuze-opleidingsonderdeel), kan de opleidingsraad relevante informatie gemakkelijk in kaart brengen.

Omdat bachelor- en masteropleidingen verschillende leerresultaten hebben, wordt in principe voor elke bachelor- en masteropleiding een afzonderlijke opleidingsmatrix ingevuld. Voor schakel-, voorbereidings- en werkstudentenprogramma’s is het invullen van de opleidingsmatrix optioneel.

De kwaliteitszorgmedewerkers stellen een template ter beschikking. Ze bieden ondersteuning bij het invullen ervan en het interpreteren van de resultaten. Ook werden een aantal hulpmiddelen ontwikkeld om het invullen van de opleidingsmatrix en de bijbehorende reflectie te faciliteren: de ‘Beknopte handleiding invullen opleidingsmatrix’, een invulformulier en het document ‘Analyseren van de opleidingsmatrix: inspiratievragen’.

Studenten vólgen niet enkel onderwijs aan de instelling, ze vormen een essentieel onderdeel in het bewaken van de onderwijskwaliteit. Een van de wijzen waarop zij dit doen, is feedback geven aan de opleiding via regelmatig georganiseerde focusgesprekken.

Het vooropgestelde doel bij het focusgesprek is het in kaart brengen van enkele sterktes en mogelijke verbeterpunten van een specifieke opleiding. Het focusgesprek reikt meer kwalitatieve input aan die als aanvulling op de veeleer kwantitatieve resultaten van de studentenfeedback kan dienen. Ze laat meer diepgang toe en de studenten hebben de mogelijkheid om hun antwoorden te nuanceren en mee prioriteiten te bepalen. Daarnaast wordt er steeds op maat van de opleiding gewerkt, aangezien de thema’s en vragen van het focusgesprek in overleg met de opleidingsraad vastgelegd worden.

Een kleine groep studenten, meestal tussen de vier en tien studenten, nemen deel aan het gesprek. Er wordt gestreefd naar enige representativiteit binnen de deelnemende studenten, bijvoorbeeld naar een minimale vertegenwoordiging van elk opleidingsjaar. De focus ligt hier, in tegenstelling tot de studentenfeedback, niet op individuele opleidingsonderdelen, maar op niveau van de opleiding. Het is wel mogelijk dat er specifiek ingegaan wordt op bepaalde vakken, op vraag van de opleiding of op initiatief van de deelnemende studenten.

Tijdens de focusgesprekken wordt de studenten als belangrijke belanghebbenden de mogelijkheid geboden om hun mening te geven over de kwaliteit van het onderwijs, om aandachtspunten te signaleren en om suggesties te doen voor verbetering. Het uiteindelijke doel van de focusgesprekken is om door een bespreking van de resultaten tot een verdere kwaliteitsverbetering te komen.

De kwaliteitszorgmedewerker stelt in overleg met de opleidingsraadvoorzitter en eventueel studentenvertegenwoordigers de groep studenten voor het focusgesprek samen en legt in samenspraak met de opleidingsraad de thema’s vast. De kwaliteitszorgmedewerker voert het gesprek met de studenten en maakt na het gesprek een beschrijvend doch actiegericht verslag op. Dit verslag wordt na goedkeuring van de deelnemende studenten bezorgd aan de voorzitter van de verantwoordelijke opleidingsraad. Deze zal het verslag voorleggen aan de leden van de opleidingsraad. De leden bespreken de input en bepalen hoe ze verder gevolg geven aan de thema’s die besproken werden. Dat kan bijvoorbeeld leiden tot strategische doelen die aangevuld worden, het aanscherpen van de profilering van de opleiding aan de hand van de geleverde input of het afstemmen van verwachtingen.

Aangezien studenten belangrijke belanghebbenden bij het onderwijs zijn, wordt hen expliciet om hun mening over dat onderwijs gevraagd. Eén van de kwaliteitszorginstrumenten aan de hand waarvan dat gebeurt is de studentenfeedback. Alle bachelor- en masteropleidingen – m.u.v. uitzondering van de interuniversitaire opleidingen waarvan de kwaliteitszorg door een partnerinstelling gecoördineerd wordt –, alsook de educatieve masteropleidingen en de schakel- en voorbereidingsprogramma’s, worden jaarlijks door middel van deze enquête door de studenten geëvalueerd.

Deze bevraging heeft een meervoudig doel. De resultaten bieden inzicht in de mate waarin studenten tevreden zijn over de kwaliteit van het onderwijs. De feedback van studenten kan de docenten, de opleidingsraden en de instelling helpen om te reflecteren over de kwaliteit van het onderwijs, eventuele problemen te detecteren en bij te sturen en het onderwijs verder te optimaliseren. De kwantitatieve feedback wordt bovendien door de instelling gebruikt voor rapporteringsdoeleinden en kwaliteitsborging. De kwalitatieve feedback wordt in eerste instantie door de docenten gebruikt met het oog op kwaliteitsverbetering.

De studentenfeedback bestaat uit verschillende componenten:

• een enquête per opleidingsonderdeel;
• een enquête over de studietijdervaring;
• een vragenlijst die peilt naar de tevredenheid over de opleiding, de opleidingsfaciliteiten en de tijdens de opleiding verworven generieke competenties;
• een vragenlijst met betrekking tot de algemene tevredenheid over de Vrije Universiteit Brussel en de centrale dienstverlening.
  
   

De enquête per opleidingsonderdeel bestaat uit een standaardenquête die peilt naar de tevredenheid van de studenten over vijf aspecten: doelen, inhoud, begeleiding, studiemateriaal en evaluatie. Daarnaast wordt de tevredenheid over elke lesgever die als titularis of co-titularis aan het opleidingsonderdeel verbonden is, bevraagd. Bij alle componenten van de studentenfeedback, met uitzondering van de studietijdervaring, kunnen studenten gebruik maken van vrije velden om hun antwoorden verder toe te lichten.

De studentenfeedback wordt tweemaal per jaar, op het einde van ieder semester, georganiseerd voor de opleidingsonderdelen die de studenten in het betreffende semester hebben gevolgd. Alle opleidingsonderdelen worden geëvalueerd, inclusief stage, bachelor- en masterproef. De vragenlijst over de opleiding wordt op het einde van het tweede semester aangeboden aan bachelor- en masterstudenten die hun opleiding afronden. De algemene tevredenheidsenquête wordt op het einde van het eerste semester aan alle studenten aangeboden.

De resultaten van de studentenfeedback worden na elke afname gerapporteerd. De resultaten van de opleidingsenquête, de algemene tevredenheidsenquête, de studietijdervaring en de geaggregeerde resultaten van de enquêtes van opleidingsonderdelen zijn toegankelijk voor de hele VUB-gemeenschap. De commentaren bij de Opleidingsenquête en de Algemene Tevredenheidsenquête zijn toegankelijk voor de voorzitter van de betrokken opleidingsraad, de decaan van de faculteit waaronder de opleiding ressorteert en de vicerector Onderwijs en Studentenzaken. De resultaten per opleidingsonderdeel zijn toegankelijk voor de aan het opleidingsonderdeel verbonden docent(en), de voorzitter van de opleidingsraad bevoegd voor de opleiding waaronder het opleidingsonderdeel ressorteert, de decaan van de faculteit waartoe de opleiding behoort waaronder het opleidingsonderdeel ressorteert en de vicerector Onderwijs en Studentenzaken. Ook op de externe website worden enkele gegevens m.b.t. de studentenfeedback gepubliceerd.

Onderwijs en Studentenzaken verwacht dat de resultaten van de studentenfeedback door de opleidingsraad worden besproken. Hierbij kan de opleidingsraad ondersteund worden door de kwaliteitszorgmedewerker. Het gaat daarbij in elk geval om de geaggregeerde resultaten, de resultaten van de enquête per opleidingsonderdeel die het niveau van de individuele docent of het individuele opleidingsonderdeel overstijgen, de studietijdervaring en de enquête op het niveau van de opleiding. Bovendien vormt de opleidingsraad een forum om goede praktijken voor zover die naar voren komen uit de studentenfeedback uit te wisselen. Waar de kwaliteitscultuur binnen de opleidingsraad dit toelaat en waar zinvol, wordt aanbevolen om – met goedkeuring van de betrokken docenten en met het oog op kwaliteitsverbetering – ook individuele resultaten uit de studentenfeedback te bespreken.

Zowel voor opleidingsraden, als docenten en onderwijsteams zijn informatiedocumenten ontwikkeld die kunnen ondersteunen bij het opvolgen van de resultaten van de studentenfeedback. Docenten en onderwijsteams kunnen resultaten uit de studentenfeedback ook steeds bespreken met een onderwijskundige van Onderwijs en Studentenzaken.

Elke vier jaar organiseert Onderwijs & Studentenzaken een centrale bevraging van de alumni die één tot vijf jaar zijn afgestudeerd. Deze bevraging levert zowel de instelling als de betrokken opleidingsraden informatie op die kan worden gebruikt bij de verdere ontwikkeling van de kwaliteit van het onderwijs. De vorige centrale alumni-bevraging vonden plaats in academiejaren 2016-2017 en 2020-2021. De eerstvolgende kan verwacht worden in 2024.

In het kader van de alumni-bevraging worden volgende opleidingen meegenomen: initiële masteropleidingen, master-na-masteropleidingen en specifieke lerarenopleidingen (vanaf de alumnibevraging van 2024 ook de educatieve masteropleidingen). Interuniversitaire opleidingen worden opgenomen als de Vrije Universiteit Brussel is aangeduid als de coördinerende instelling wat kwaliteitszorg betreft. Afstudeerrichtingen worden niet apart opgenomen, maar in de enquête kan worden aangegeven welke afstudeerrichting is gevolgd indien van toepassing.

De alumnibevraging bestaat uit 5 onderdelen, waarbij het zwaartepunt ligt bij de component tewerkstelling en de relatie tussen de opleiding en het werkveld. Andere aspecten over het onderwijsproces krijgen hun plaats in de studentenfeedback en de tweejaarlijkse focusgesprekken.

• Studiegegevens: Hier wordt gevraagd naar de feitelijke gegevens met betrekking tot het gevolgde studietraject van de betrokken alumnus. Respondenten wordt hier onder meer gevraagd om hun vooropleiding te registreren, eventuele studievertraging (en de oorzaken hiervan) in te geven en bijkomende opleidingen aan te duiden die ze mogelijk hebben gevolgd na het vervolledigen van het bevraagde studietraject.
• Tewerkstelling: Hier wordt gevraagd om gegevens in te geven over de gevolgde loopbaan tussen het moment van afstuderen en het moment van de bevraging. Vragen zoals “In welke sector(en) hebt u in het verleden al gewerkt?”, “Wat is het functieniveau in uw huidige job?”, “Werkt u voltijds of deeltijds?” komen in dit deel aan bod.
• Opleiding: Hier wordt aan de hand van opinievragen gepeild naar de mate waarin de opleiding aansluit bij de professionele loopbaan van de alumnus. In dit deel wordt onder meer de meerwaarde van de stage en buitenlandse studie-ervaring voor de verdere loopbaan onderzocht en wordt gepeild naar de sterke en zwakke punten van de opleiding.
• Instelling: Hier wordt de relatie van de alumnus met de Vrije Universiteit Brussel als instelling bevraagd.
• Personalia: Deze gegevens zijn bedoeld om de alumniwerking van de Vrije Universiteit Brussel te verbeteren en de gegevensdatabank te optimaliseren.

Algemene resultaten van de alumni-enquête worden ter beschikking gesteld van de VUB-gemeenschap en de alumni via de website van Onderwijs & Studentenzaken. Opleidingsraden ontvangen een gedetailleerd rapport voor de opleidingen waarvoor zij bevoegd zijn. Daarnaast wordt een geaggregeerd rapport gemaakt op instellingsniveau.

Van de opleidingsraden wordt verwacht dat zij de resultaten van de alumnibevraging bespreken op een opleidingsraad en betrekken in hun kwaliteitszorgwerking. Hierbij kunnen ze worden ondersteund door de kwaliteitszorgmedewerker. Opleidingsraden worden aangemoedigd om, naast deze centrale bevraging en de vertegenwoordiging in de opleidingsraad, alumni in hun activiteiten te betrekken door middel van specifieke bevragingen, alumni-evenementen, gastlessen, werkveldbezoeken, enz.

Opleidingen kunnen gebruik maken van een werkveldbevraging om input te krijgen van vertegenwoordigers van het werkveld over verschillende aspecten van de opleiding. De opleiding bereidt studenten immers zowel op een academische als niet-academische loopbaan voor en de input van het werkveld is daarom erg waardevol. Daarnaast kan de band tussen de opleiding en het werkveld versterkt worden door de werkveldbevraging.

De opleidingsraad bepaalt waar de focus van de bevraging ligt en op welke aspecten dieper ingegaan wordt op basis van de informatie die hij nodig heeft. De bevraging kan specifiek gericht zijn op het werkveld van een opleiding of een cluster van opleidingen. Thema’s die worden besproken bij een werkveldbevraging zijn het programma, de profilering van de opleiding, de eindcompetenties van de afgestudeerden, de opleidingsspecifieke leerresultaten, stages, samenwerking tussen de opleiding en het werkveld, ….

Verschillende methodes kunnen worden gebruikt om het werkveld te bevragen:

• Deelname van werkveldvertegenwoordigers aan een opleidingsraad
• Een focusgesprek
• Een permanente klankborgroep of adviesraad
• Een enquête of mailbevraging

De werkveldbevraging kan verder gericht zijn op een heel specifiek deel van het werkveld of op een zo breed mogelijke representatie van het hele werkveld. Om ervoor te zorgen dat de input niet eenzijdig is, wordt een werkveldbevraging georganiseerd met minstens vijf vertegenwoordigers die verschillende perspectieven kunnen bieden. Het actiegerichte verslag van deze bevraging wordt door de leden van de opleidingsraad besproken. Zij bepalen welke acties dienen genomen te worden. Deze kunnen opgenomen worden in de strategische doelen van de opleiding en/of aanpassingen op kortere termijn teweegbrengen

Om opleidingen in het proces te begeleiden kunnen zij beroep doen op de hulp van de kwaliteitszorgmedewerker. Deze kan de opleidingsraad ondersteunen in het bepalen van de focus en thema’s van de bevraging en kan ook op praktisch vlak ondersteuning bieden. Daarnaast werd ter ondersteuning ook een informatiedocument met stappenplan opgesteld.

In het kader van onderwijskwaliteit is het niet enkel belangrijk om intern naar de opleiding te kijken, maar ook een blik naar buiten te werpen. Hoe profileren andere, gelijkaardige opleidingen zich? Welke specialisaties komen aan bod? Hoe onderscheiden de verschillende spelers in het onderwijslandschap zich? Door over het muurtje te kijken naar onze (nationale en internationale) buren, kunnen we veel leren over de opleiding die we aanbieden.

Het proces waarbij de eigen opleiding vergeleken wordt met gelijkaardige opleidingen aan andere instellingen in binnen- en buitenland noemen we benchmarking. De resultaten van een benchmarking kunnen gebruikt worden bij de profilering van de opleiding en kunnen bijdragen aan een gefundeerde herziening van het programma.

De opleidingsraad neemt het initiatief tot de benchmarking. Hij bepaalt zelf het aantal opleidingen dat betrokken wordt in de vergelijking en kiest ook welke opleidingen (zowel nationaal als internationaal) relevant zijn. Voor sommige domeinen bestaan ook studies of rapporten met aanbevelingen, opgesteld door vakorganisaties of overkoepelende projecten (zoals Tuning). Het is aangewezen om die ook te betrekken, in elk geval bij de verwerking van de resultaten van de benchmarkoefening. Datzelfde geldt vanzelfsprekend ook voor opleidingen die onderworpen zijn aan een beroepserkenning, waarvoor specifieke richtlijnen bestaan.

In eerste instantie worden (specifieke aspecten van) het programma van de opleiding vergeleken met gelijkaardige opleidingen aan andere instellingen, maar het staat opleidingsraden vrij om de benchmarkoefening uit te breiden tot andere domeinen, zoals leerresultaten, instroom, studiesucces, gerealiseerd eindniveau, internationalisering, enz. De resultaten van de benchmarkoefening worden in een verslag opgenomen en in de opleidingsraad besproken.

In het informatiedocument 'benchmarking' wordt onder andere de meerwaarde van benchmarking toegelicht, alsook de verschillende soorten benchmarking. Ook een stappenplan en templates voor de dataverzameling en het eindverslag zijn voorhanden. De kwaliteitszorgmedewerkers kunnen ondersteuning bieden bij verschillende stappen in het proces.