Uitwisselingsprocedure

1. Uitwisselingsaanvraag bij je faculteit

Je dient een aanvraag in voor een uitwisseling of stage bij je faculteit. De selectie wordt bepaald door het eigen reglement van elke faculteit, maar is doorgaans gebaseerd op een overzicht van je studieresultaten en studievoortgang, taalvaardigheid, je motivatiebrief en een Studieovereenkomst ('learning Agreement') voor je uitwisseling.

De start- en einddatum van de aanvraagprocedure worden vastgesteld door je faculteit of opleiding (start in december, deadline rond half februari). Je vraagt een uitwisseling aan voor het volgende academiejaar. Nadat de facultaire selectiecommissie de aanvragen heeft beoordeeld, laat je faculteit je weten of je kan meedoen aan een uitwisselingsprogramma. Kijk op de webpagina van je faculteit en/of opleiding voor hun selectiecriteria en de uiterste inschrijfdatum. Daar vind je ook de contactgegevens van je uitwisselingscoördinator, die je begeleidt bij je aanvraag. 

Belangrijk: kijk op de opleidingspagina van je studierichting en ontdek wanneer en waar je naar het buitenland kunt gaan. Dit hangt onder andere af van je faculteit, studieprogramma, doel van je verblijf in het buitenland (studie, stage), je studieniveau en het beurzenprogramma. 

Overzicht van opleidingen en bestemmingen

2. Resultaten van de facultaire selectie en nominatie

Elke faculteit draagt haar geselecteerde studenten voor aan het team van International Relations and Mobility van de VUB (IRMO). Alleen de studenten die officieel door de faculteit worden voorgedragen, kunnen hun online VUB-uitwisselingsinschrijving starten en komen in aanmerking voor een van de beursprogramma's die de VUB beheert.

Laattijdige aanvragen en nominaties worden niet in aanmerking genomen.

3. VUB-uitwisselingsregistratie 

Genomineerde studenten moeten de online VUB-uitwisselingsregistratie invullen via Mobility-Online, een online platform waarop alle administratie voor je uitwisseling (voor, tijdens en na) wordt beheerd. Je kan je op dit platform registreren zodra je de link ontvangt van het team van International Relations (voor wie een beurs krijgt), of via de verantwoordelijke persoon aan je faculteit (voor zelfgefinancierde studenten).

Details over het Mobility Online platform

4. Studieovereenkomst voor studies of stages 

Een Studieovereenkomst voor studies of een stage is een plan waarin de cursussen of opleidingsactiviteiten gedetailleerd worden beschreven. Het is een officieel document en verplicht voor alle uitwisselingen voor studies of een stage die deel uitmaken van je VUB-studieprogramma. Er zijn drie partijen die akkoord moeten gaan met je Studieovereenkomst:

1. Jij 
2. Je VUB uitwisselingscoördinator 
3. De gastinstelling of organisatie/bedrijf (in geval van stage)

Studieovereenkomsten voor studies worden geformaliseerd via het platform Mobility-Online. Technische problemen met Mobility-Online kan je melden via exchange.outgoing@vub.be.

Een template van de Studieovereenkomst voor een studie of stage kan je downloaden via Mobility-Online.

5. Aanvraag bij gastinstelling of -organisatie

Schrijf je in en dien een aanvraag in voor je uitwisseling bij de gastinstelling volgens hun eisen en voorschriften. Kijk op de website van de gastuniversiteit om te zien wat hun procedures zijn. International Relations van de VUB geeft de namen van de voorgedragen kandidaten door aan de gastinstelling, maar het indienen van een aanvraag en het afhandelen van de administratie bij de ontvangende instelling is jouw verantwoordelijkheid.

• Let op: aanvragen voor intercontinentale uitwisselingen zijn langer en veeleisender. Begin ruim op tijd met de voorbereiding van je aanvraag. Je kan pas met je aanvraag beginnen als International Relations van de VUB de namen van de genomineerden aan de gastinstelling heeft doorgegeven. Wij raden je ten zeerste aan alvast te beginnen met het verzamelen van de vereiste documentatie, zodat je alles op tijd klaar hebt. 

• Je aanvraag is afhankelijk van de officiële aanvaarding door de gastinstelling. Uitwisselingen naar partneruniversiteiten in het kader van Erasmus+ worden meestal aanvaard als alle administratie correct is ingevuld en je de aanbevolen taalvaardigheid hebt. Aanvragen voor een intercontinentale uitwisseling (uitwisselingen naar een partnerinstelling buiten het kader van Erasmus+) worden beoordeeld door de partnerinstelling, waarbij rekening wordt gehouden met meerdere criteria, zoals studieresultaten, talenkennis en persoonlijke motivatie. 

Studenten die naar het buitenland gaan voor een stage, moeten de nodige regelingen treffen met de gastorganisatie. 

6. Infosessie

Je wordt uitgenodigd voor de verplichte Exchange Take Off-infosessie (elk jaar begin mei). Je krijgt gedetailleerde informatie over hoe je je op je uitwisseling kan voorbereiden: verzekering, veiligheid, taalvoorbereiding, huisvesting, reis- en verblijfsdocumenten en huiswerk.

7. Officiële goedkeuring van je uitwisselingsaanvraag 

Na de examenperiode (afhankelijk van of je herexamens moet afleggen, zal dit begin juli of september zijn) evalueert de faculteit van de VUB je studie in het buitenland en keurt ze je uitwisselingsaanvraag officieel goed. Deze controle gebeurt op basis van criteria die door je faculteit (of specifieke opleiding) zijn vastgelegd. Raadpleeg de facultaire webpagina of je uitwisselingscoördinator voor meer informatie. Het is niet toegelaten op uitwisseling te vertrekken zonder officiële bevestiging.

• Naast de academische goedkeuring van de VUB ('eligibility check') moet ook de gastinstelling je uitwisselingsaanvraag aanvaarden. Zorg ervoor dat je alle nodige administratie invult (zoals de Studieovereenkomst). Niet-EU-partners (voor intercontinentale uitwisselingen) kunnen specifieke toelatingscriteria hanteren en zullen je aanvraagdossier evalueren. Kijk op de website van de partnerinstelling om meer te weten te komen over de toelatingscriteria voor uitwisselingsstudenten.

• Let op: naast deze bevestigingen is het verplicht om een studieovereenkomst of stage te laten ondertekenen door alle drie de partijen (zie hierboven). 

Studenten van wie de uitwisseling kan plaatsvinden, ontvangen een officiële goedkeuringsmail.

8. Studenten die een beurs ontvangen 

Studenten die in aanmerking komen voor een studiebeurs (van een door de VUB beheerd studiebeursprogramma), ontvangen een e-mail met de nodige documenten voor de studiebeursadministratie. Deze worden alleen verstuurd als (1) de studieovereenkomst of stageovereenkomst door alle drie de partijen is ondertekend, en (2) als de uitwisseling officieel is goedgekeurd. 

Meer informatie over de verschillende studiebeurzen

9. Start van je uitwisseling 

Je blijft een VUB-student terwijl je in het buitenland studeert, dus vergeet je niet opnieuw in te schrijven aan de VUB. Daarnaast moet je je ook inschrijven bij de gastinstelling en de welkomstactiviteiten bijwonen. Cursussen die aan de VUB worden uitgewisseld, worden meestal door je faculteitssecretariaat geregistreerd, maar zorg ervoor dat je je faculteitssecretariaat tijdig verwittigt.

Laat je Bewijs van aankomst ('certificate of arrival') ondertekenen door de verantwoordelijke persoon bij de gastorganisatie of -instelling. Upload het bestand naar je persoonlijke profiel in Mobility-Online (of stuur het naar exchange.outgoing@vub.be). Het Bewijs van aankomst wordt als bijlage toegevoegd aan de e-mail waarin je wordt geïnformeerd over de goedkeuring van je uitwisseling.

10. Wijzigingen in de studieovereenkomst voor studies of stages

Bij aankomst (na het overleggen van het Bewijs van aankomst) zijn eenmalige wijzigingen in de studieovereenkomst voor studie of stage mogelijk. Wijzigingen aan de studieovereenkomst moeten gemotiveerd (reden voor wijziging) en academisch goedgekeurd worden door de gastinstelling of -organisatie en door de VUB (uitwisselingscoördinator). Raadpleeg de procedure voor de goedkeuring van de leerovereenkomst vóór mobiliteit.

• Deadline 1ste semester uitwisselingen: 15 oktober.
• Deadline 2de semester uitwisselingen: 28 februari.

11. Verlenging van de uitwisselingsduur 

Niet alle studenten kunnen hun uitwisseling verlengen, de regels hiervoor worden door elke faculteit bepaald (neem contact op met je uitwisselingscoördinator voor meer informatie). Alleen studenten die hun uitwisseling mogen verlengen, worden per e-mail op de hoogte gebracht (begin december) over de verlengingsprocedure. 

12. Einde van de uitwisseling

• Voordat je naar huis terugkeert, moet je het Bewijs van vertrek laten ondertekenen door de verantwoordelijke persoon bij de gastorganisatie of -instelling. Upload het bestand naar je persoonlijke profiel in Mobility-Online (of stuur het naar exchange.outgoing@vub.be). Het Bewijs van vertrek is hetzelfde document als uw Bewijs van aankomst (dat je eerder hebt geüpload of opgestuurd).
• Je puntenblad ('transcript of records') wordt door je gastinstelling naar de VUB gestuurd. Als je je puntenblad toch zelf ontvangt, stuur dan een kopie naar de VUB Studentenadministratie. Stagebewijzen stuur je naar je VUB-uitwisselingscoördinator en de Studentenadministratie van de VUB.
• Denk eraan dat je cijfers kunnen worden omgezet en kunnen verschillen van het resultaat dat je in je gastinstelling hebt behaald. Deze omzetting van cijfers gebeurt op faculteitsniveau. Neem contact op met je uitwisselingscoördinator voor meer informatie.
• De studiepunten die je in het buitenland hebt behaald (en die deel uitmaken van je Studieovereenkomst) worden erkend en vermeld op je VUB-diplomasupplement.
• Studenten die een door de VUB beheerde studiebeurs ontvangen, moeten voldoen aan de specifieke eisen die door de financierende organisatie worden gesteld (enquête invullen, niet-bindende online taaltest, essay schrijven) om de laatste termijn te ontvangen. Meer informatie vind je hier.
• Kom naar de terugkomsessie (waarvoor je een persoonlijke uitnodiging ontvangt) en deel je ervaringen!